Los profesionales autónomos tienen la obligación de conservar todas sus facturas, tickets y recibos. Sobre todo para presentar cada trimestre el IVA. Pero puede darse el caso de que en algún momento se pierda algunos de esos justificantes, lo que implicaría una multa por parte de Hacienda.
Los trabajadores por cuenta propia deben archivarlo todo cuidadosamente durante al menos cinco años. Es el periodo que tiene la Agencia Tributaria para realizar cualquier tipo de reclamación o consulta. De no disponer de estos extractos, la sanción que impondrían alcanzaría hasta el 4% de la facturación.
El Centro de Estudios Financieros (CEF) explica que los autónomos pueden enfrentarse a distintos tipos de sanciones. Sobre todo "si falsean, pierden o declaran incorrectamente una factura que luego no puedan justificar". Además, tienen la obligación de archivar durante cinco años los documentos recogidos en sus autoliquidaciones, declaraciones trimestrales del IVA o IRPF.
¿Qué ocurre si pierdo una factura?
A lo largo de un mes es posible que se acumulen unas cuantas facturas, pero también recibos de proveedores. En ocasiones suele darse el caso de que algún extracto se acabe perdiendo. De ocurrir eso nos enfrentaríamos a una infracción grave o muy grave, como recoge el artículo 201 de la Ley Tributaria.
"La sanción consistirá en multa pecuniaria proporcional del 2% o 4% del importe del conjunto de las operaciones" que motivasen la infracción. El gabinete jurídico del CEF aclara que cuando no se conozca la cuantía de las mismas, la multa se elevará hasta los 300 euros. Se aplicaría "por cada operación respecto de la que no se haya expedido o conservado la correspondiente factura o ticket".
La Agencia Tributaria determina que todos los contribuyentes deben de conservar los documentos fiscales durante un periodo. Para aquellos vinculados al IVA, la prescripción sería a los cuatro años, mientras que se elevaría a cinco para los del IRPF.
El Código de Comercio determina que los extractos asociados a una operación comercial deben de guardarse al menos seis años. Nunca está de más conservar estos justificantes, ya que Hacienda puede reclamarlos en cualquier inspección. Es una manera que tiene también el trabajador autónomo para defenderse en caso de un conflicto legal.
¿Qué facturas son los que deben guardarse?
El trabajador por cuenta propia debe archivar todas las facturas emitidas, pero también las que haya recibido. En algunas ocasiones incluso será necesario guardar los albaranes con las correspondientes facturas. Sobre todo cuando en ellas se haga referencia a los albaranes.
En el caso de que la propia factura recoja todos los datos de las transacciones realizadas, no sería preciso archivarla. También existen muchas dudas sobre el formato en el que deben conservarse estos recibos, ya fueran impresos o en digital.
Desde Hacienda especifican que "los diferentes documentos se deberán conservar por cualquier medio". El propósito es que "permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad". Debe asegurarse también el acceso de la misma a la "Administración tributaria sin demora".
Las pruebas que deben aportar los autónomos para deducir
Siempre ha habido un cierto conflicto en lo que se refiere a la deducción de gastos. Los profesionales "no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones de bienes o servicios" que no guardaran relación con su actividad. Pero el problema reside en distinguir entre lo que es actividad vinculada a su profesión y lo que no.
La ley determina que las facturas suponen un medio imprescindible para ello, aunque no es absoluto. Desde la Agencia Tributaria reclaman, por lo general, otras pruebas al margen de los recibos. Puede ser un vídeo, un email, una fotografía, una transferencia o un ticket de aparcamiento, por ejemplo.